Nie da się nie zgodzić z tym, że organizacja targów czy konferencji z jakiejkolwiek branży jest zadaniem czasochłonnym i dosyć skomplikowanym. Niezależnie od tego, jak duża ma być to impreza oraz w jakim miejscu ma się odbywać, warto jest poznać kilka cennych wskazówek, które ułatwią nam- organizatorom poukładać wszystkie elementy oraz zgrać je ze sobą w spójną całość.

Targi oraz konferencje to wydarzenia, które zazwyczaj różnią się od siebie tematyką, wystawcami/ zaproszonymi firmami czy celem, dla których się je organizuje. Jest to jedna z form promocji, która w Polsce zyskała na ogromną popularności już na początku XXI wieku. Około 10 lat temu mogliśmy zaobserwować największy rozkwit tej formy marketingu bezpośredniego. Od tamtej pory zainteresowanie targami oraz konferencjami stale rośnie.

agencja hostess cała polska opinie

Słowem wstępu

Zazwyczaj, kiedy myślimy o wydarzeniach takich jak targi czy konferencje, mamy na myśli ogromne eventy, na które zaproszonych jest wiele marek, firm i przedsiębiorców. Oczywiście, jest to prawda. Natomiast od kilku lat możemy zaobserwować w Polsce stale rosnące zainteresowanie mniejszymi wydarzeniami branżowymi. Kto z nas nie słyszał o regularnie odbywających się targach ślubnych, gastronomicznych czy rodzicielskich? Targi są idealnym momentem zarówno dla klientów, jak i dla marek. Dzięki nim jesteśmy w stanie na własnej skórze doświadczyć produktów i usług oraz zbudować zaufanie do danej firmy.

Oczywiście, ważna jest przy tym oprawa tzn. miejsce wydarzenia, ewentualny catering, obsługa- np. agencja hostess. Warszawa, Kraków czy Wrocław to nie jedyne miejsca, w których możemy doświadczyć wydarzeń tego typu. Coraz częściej eventy, konferencje czy targi są organizowane w mniejszych miastach a nawet miejscowościach (np. eko targi).

Od czego zacząć? Wybór odpowiedniego miejsca

Jeśli zajmujesz się organizacją targów czy konferencji to doskonale wiesz, że oprócz określenia tematyki oraz zaproszenia odpowiednich wystawców, najważniejszą rzeczą jest znalezienie odpowiednio dużego miejsca, w którym mogłoby odbyć się wydarzenie. Prawdą jest, że większość organizatorów nie dysponuje takim miejscem, dlatego na samym początku musimy zastanowić się nad wynajęciem lokum. Oprócz wielkości oraz szacowanych kosztów, ważną kwestią jest ilość miejsc parkingowych wokół budynku (miejsca), łatwość dojazdu, odległości od stacji kolejowej/lotniska/przystanku.

Oprócz tego, wydarzenia 2-3 dniowe wymagają od organizatorów znalezienia noclegów, cateringu czy oszacowania dostępności usług gastronomicznych w okolicy. Informowaniem gości o wszystkich aspektach powinna zająć się wyszkolona obsługa, którą zapewnić może np. dobra agencja hostess. Cała Polska ma do zaoferowania dużo w tym temacie, ponieważ takie usługi możemy znaleźć niemalże w każdym mieście.

agencja hostess cała polska informacje

Logistyka – jak połączyć wszystkie kropki?

Każdy organizator konferencji lub targów stoi przed sporym wyzwaniem logistycznym. Główne aspekty, które musimy zaplanować/zaprojektować, wykonać czy opublikować/ wysłać do potencjalnych klientów to np. materiały promocyjne (własne) oraz naszych partnerów/sponsorów, catering/gastronomia, zorganizowanie transportu, noclegów, prezentów dla wybranych gości.

Kolejnym ważnym punktem jest dostosowanie wydarzenia pod zagranicznych gości (jeśli planujemy wydarzenie międzynarodowe). Mowa tutaj nie tylko o materiałach po angielsku (lub w innym, wybranym języku), ale również zaplanowanie procesu wysyłania zaproszeń, paczek itd.

Dystrybucja biletów

Obecnie najwygodniejszą oraz najlepszą opcją dystrybuowania biletów na dane wydarzenie jest wykorzystanie Internetu oraz gotowych systemów sprzedaży. Bilety on-line to rozwiązanie łatwe, szybkie oraz niesprawiające kłopotów. W tym przypadku warto pamiętać jednak o skorzystaniu z usług sprawdzonych oraz polecanych partnerów. Problemy techniczne w tej kwestii mogą zniechęcić naszych odbiorców, budować w nich napięcie oraz frustrację.

Agencja hostess- cała Polska korzysta z usług

Dobrym rozwiązaniem, który niejako ułatwi organizację oraz przebieg takiego wydarzenia jest agencja hostess. Cała Polska już wie, że angażowanie przypadkowych osób, które maja zająć się opieką nad gośćmi nie zawsze wychodzi na dobre. Dlatego też warto jest angażować profesjonalistów, którzy idealnie dobiorą oraz dopasują osoby do danego wydarzenia (w zależności czy jest to event z branży beauty, motoryzacyjnej, parentingowej itd.).

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *