Konferencja, czy to naukowa, biznesowa czy inna – wymaga odpowiedniego przygotowania, tak by słuchacze wynieśli z wydarzenia jak najwięcej, a organizatorzy mogli pokazać się z jak najlepszej strony. Organizacja konferencji to spore wyzwanie, szczególnie dla osoby, która zajmuje się tym po raz pierwszy. Aby wszystko poszło po twojej myśli, warto zapamiętać kilka prostych porad. Przestrzeganie tych zasad pozwoli ci uniknąć najczęstszych błędów przy przygotowaniu eventu i zagwarantuje pełen sukces.

Organizacja konferencji wymaga zaangażowania i umiejętności strategicznych. Chodzi o to, aby wszystko zaplanować w najdrobniejszych szczegółach, tak by na wydarzeni pojawiło się ja najwięcej osób z branży. By prelekcje były ciekawe, zrozumiałe i wartościowe dla słuchaczy. Organizując wydarzenie, należy zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii, by osiągnąć jak najlepszy efekt.

Wybór lokalizacji

Pierwszą istotną kwestą jest wybór lokalizacji dla naszego eventu. Warto dopasować miejsce do charakteru wydarzenia oraz do branży, z jaką będzie ono związane. Jeśli organizujemy konferencję dla studentów lub pracowników naukowych, warto skorzystać z budynków uniwersytetu lub przynajmniej wynająć salę w najbliżej okolicy infrastruktury uczelni. Z całą pewnością powinno to być centrum miasta – studenci mogą udać się na konferencję w przerwie pomiędzy wykładami i trudno liczyć na to, że zorganizują sobie szybki transport na peryferia. Zawsze warto wybierać możliwie jak najlepsze lokalizacje, z uwzględnieniem łatwego dojazdu, i łatwo rozpoznawalne przez mieszkańców okolicznych miejscowości. Wpływa to na prestiż wydarzenia oraz jest dodatkową zachętą do przybycia. Poszukiwanie miejsca na mapie mogłoby skutecznie zniechęcić potencjalnych zainteresowany do udziału w konferencji.

Wydarzenia towarzyszące

Dobrą okazją do organizacji konferencji branżowej są na przykład targi. Nawet jeśli twój event nie jest elementem całego dużego wydarzenia, dobrze jeśli będzie odbywał się w zbliżonym terminie – i w pobliskiej lokalizacji. Masz wówczas dużą szansę na to, że goście przybywający do miasta na dane wydarzenie zainteresują się również programem twojej konferencji. Najlepiej nawiązać współpracę z organizatorami i zadbać o dobre rozreklamowanie eventu, tak by wieść o nim dotarła do wszystkich zainteresowanych.

Materiały informacyjne

Zadbaj o ulotki i broszury. Niech informacja o konferencji rozejdzie się po mieście na kilka tygodni przed datą wydarzenia. Rozdawaj broszury i ulotki informacyjne na uczelni, w zakładach pracy, na ulicach, w miejscach publicznych.

Przygotuj również katalogi i materiały merytoryczne, które będą stanowiły uzupełnienie konferencji i zostaną rozdane gościom, którzy pojawia się na wydarzeniu. Niech katalog zawiera plan konferencji, szczegółowe informacje na temat poszczególnych prelekcji i krótkie streszczenia, na przykład w podpunktach. Możesz dołączyć dodatkowe materiały, dane statystyczne, definicje, wykresy – wszelkie informacje merytoryczne, które będą wartościowe dla słuchaczy i będą stanowiły uzupełnienie wykładu.

Nagłośnienie sali konferencyjnej

Bardzo duże znaczenie ma nagłośnienie sali konferencyjnej. Należy dostosować je do możliwości sali – i do jej wielkości. Małe pomieszczenia mają zupełnie inną akustykę i z zwykle są łatwiejsze do nagłośnienia – choć nie jest to regułą. Nagłośnienie sali konferencyjnej najlepiej powierzyć specjalistom, gdyż wszelkie niedociągnięcia w tym zakresie mogą nas bardzo wiele kosztować. Nie ma nic gorszego niż przerywający mikrofon czy słaba jakość dźwięku podczas konferencji.

Przygotowanie sprzętu – próba generalna

Gdy konferencja jest już przygotowana, warto przeprowadzić ostateczną próbę. Sprawdź sprzęt multimedialny, przetestuj działanie rzutnika, załącz prezentację i zobacz, czy wszystko działa poprawnie. Sprawdź nagłośnienie. Organizacja konferencji dużo cię kosztowała, więc zadbaj o to, aby podczas eventu nie spotkały cie przykre niespodzianki. Nawet małe niedociągnięcia mogą kosztować organizatorów i prelegentów dużo stresu. Lepiej tego uniknąć, tak by zrobić jak najlepsze wrażenie na słuchaczach i bay wszystko przebiegło zgodnie z planem.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *