Organizowanie eventu, jak wiadomo jest przedsięwzięciem dosyć trudnym i czasochłonnym. Tak naprawdę niezależnie od tego czy zajmujesz się przygotowaniem swojego wesela, imprezy pracowniczej czy firmowego eventu, musisz pamiętać o kilku ważnych aspektach organizacyjnych.

Event to nie tylko szansa dla nas lub firmy, aby wykazać się kreatywnością, pomysłowością i ciekawym podejściem do świata ale również manifest naszego zaangażowania oraz umiejętności zgrania wielu czynników. Planowanie, realizowanie oraz koordynacja to 3 główne punkty, za które odpowiedzialna jest osoba organizująca dane wydarzenie. Od czego więc zacząć i co po kolei robić, aby zorganizować świetny i niezapomniany event?

fotografia ślubna kraków i okolice

Dobra organizacja to klucz do sukcesu

Dobra organizacja to przede wszystkim umiejętność bezproblemowego łączenia wielu elementów w harmonijną całość. To również trudna praca zespołowa, która wymaga od nas twórczej inwencji i wyobraźni. Co więcej, nasze decyzje wymagają drobiazgowego planowania, zdolności przewidywania pewnych zdarzeń czy sytuacji oraz cierpliwości i systematyczności.

Spisuj co po kolei będzie się działo oraz stwórz scenariusz Twojego wydarzenia. Co dzięki temu zyskasz? Każdy w zespole organizacyjnym będzie wiedział za co odpowiada. Ułatwi Ci to również współpracę z różnymi podwykonawcami. Następnie krok po kroku zabierz się za realizację założeń.

Określ termin

Decydując się na konkretną datę i miejsce weź pod uwagę tematykę wydarzenia. Inne decyzje podejmuje się podczas przygotowywania konferencji prasowej, inne natomiast przed organizacją wesela, wystawy czy gali. Termin trzeba również dostosować do osób, do których skierowane jest wydarzenie. Przed wyznaczeniem ostatecznego terminu warto dowiedzieć się, czy w tym samym czasie odbywa się inne, ważne zdarzenie. Termin wiąże się również w zatrudnieniem podwykonawców. Jeśli organizujesz swoje wesele i ślub doskonale o tym wiesz. Zależy Ci na tym, aby fotografia ślubna (Kraków, Warszawa, Wrocław, Trójmiasto w szczególności) była piękna i na wysokim poziomie? Zadzwoń do wybranego fotografa znacznie wcześniej!

Odpowiednie miejsce

Miejsce eventu powinno być atrakcyjne pod kątem lokalizacji oraz wyróżniać się ciekawą aranżacją wnętrza. Najlepiej aby było dopasowane do pasującego klimatu naszego wydarzenia. Należy pamiętać o odpowiednim ustawieniu sali, które również zależy od charakteru spotkania. Będzie ono zupełnie inne  na warsztaty, inne na konferencję, a jeszcze inne na galę.

Poinformowanie wszystkich uczestników

Nigdy nie zapominaj poinformować uczestników o zbliżającym się wydarzeniu. Zrób to odpowiednio wcześnie (przynajmniej tydzień, a w przypadku wesela kilka miesięcy). Przygotowanie jakiegokolwiek eventu wymaga stałego kontaktu z uczestnikami oraz skutecznego sposobu przekazywania im aktualnych informacji. Niewątpliwie najszybszą i najtańszą drogą komunikacji jest Internet.

fotografia ślubna kraków katowice

Znajdź patronów wydarzenia

Dobrze, jeśli Twoje wydarzenie posiadać będzie patronat prezydenta tego miasta. Dobrym pomysłem jest również kontakt z lokalnymi mediami i poproszenie ich o objęcie patronatu mediowego. Pamiętaj o przygotowaniu atrakcyjnych wizualnie materiałów informacyjnych i rozsyłaj je potencjalnie zainteresowanym osobom. Możesz również zwołać konferencję prasową, wykorzystywać media społecznościowe (Facebook, Instagram , Twitter), organizować konkury czy nagrywać filmiki. Wszystko po to, żeby zadbać o skuteczną promocję imprezy.

Zaproś na event ciekawe osoby

Ciekawe osobowości, celebryci, politycy i inne znane osoby mogą wpisać się w klimat imprezy, którą organizujesz. Dzięki temu masz szansę przyciągnąć naprawdę dużą liczbę gości. Pamiętaj jednak o odpowiedniej selekcji ludzi i dopasowaniu ich do kontekstu wydarzenia.

Takie zabiegi stosowane są nawet przy organizacji wesela. Coraz częściej możemy spotkać się z tym, że na uroczystości tego typu pojawiają się celebryci, piosenkarze czy osoby znane z telewizji. Ma to zapewnić wysoki poziom rozrywki. Kolejną korzyścią z takiego zabiegu jest niezapomniana, ukazująca szczere emocje fotografia ślubna. Kraków czy Warszawa to miasta, w których bardzo chętnie korzysta się z takich rozwiązań.

Przygotuj siebie oraz innych na wydarzenie

Szukając i wybierając konkretnych prelegentów poszukaj takich, którzy będą dobrze przygotowani merytorycznie. Prawdą jest, że nikt nie będzie dobry we wszystkim. Jednak idealną sytuacją jest, kiedy osoba zaproszona- prelegent jest w stanie odpowiedzieć na większość pytań i wątpliwości ze strony widowni. Warto pamiętać o tym, że na konferencji dla mediów nie powinno być zbyt dużo wystąpień, 2-4 osoby wystarczą, a dziennikarze nie będą znudzeni.

One thought on “Jak zorganizować event? Kilka prostych kroków”

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *