Organizacja profesjonalnego eventu wiąże się z wykonywaniem szeregu czynności i zadań, których poziom trudności i stopień zaangażowania jest zmienny i zależy od różnych czynników (zewnętrznych i wewnętrznych). Często mówi się, że event manager, czyli osoba zawodowo zajmująca się organizowaniem imprez, powinna mieć kilka par rąk, oczu i nóg. Dodatkowo, żartobliwie mówi się, że przydatną umiejętnością byłaby zdolność podróżowania w czasie i dopinania wszystkiego na ostatni guzik „na wczoraj”.

Organizacja imprez to poważne i skomplikowane przedsięwzięcie, a osoba zajmująca się tą dziedziną powinna cechować się zaradnością, pomysłowością i pewnością siebie. Niezależnie od tego, czy organizujemy wielką imprezę okolicznościową, mały event promocyjny, wyjazd pracowniczy czy konferencję, musimy uwzględnić wiele szczegółów, o których w ferworze przygotowań można łatwo zapomnieć. Nawet najbardziej zorganizowana osoba czasem potrzebuje wskazówek. W artykule zebraliśmy najważniejsze elementy, o których nie można zapomnieć, jeśli chcemy zorganizować ciekawy i niezapomniany event. Są to wskazówki zarówno dla  managerów, jak i osób prywatnych.

Organizacja imprez – podstawa

Osoba zajmująca się organizacją imprez nie może zamykać się w jasno określonych ramach, powinna być elastyczna i otwarta na różne możliwości. Jest to podstawa, której warto się trzymać. Ciągłe poszukiwanie, zmieniane i dopasowywanie oferty do potrzeb klientów/zleceniodawców to również ważna kwestia. Niezapomniany event każdemu kojarzy się z czymś innym, dlatego warto słuchać ich rad.

Niezapomniany event – miejsce

Każda impreza okolicznościowa, event czy spotkanie integracyjne wymagają określenia i co więcej- dopasowania do uczestników miejsca, w którym będzie się odbywać. Ostateczny wybór powinien opierać się na dokładnym zbadaniu potrzeb klientów oraz na nakreśleniu koncepcji i charakteru danego wydarzenia. Oprócz tego, podstawowymi kwestiami są również: przewidywana ilość osób oraz budżet.

Obiekt eventowy powinien pasować do charakteru imprezy. Niezależnie od tego czy będzie to nowoczesna sala konferencyjna, czy niewielka kawiarnia, warto jest zwrócić uwagę na względy technologiczne. W 2019 roku stawiamy na miejsca, które mają dostęp do szybkich łączy oraz multimediów na wysokim poziomie (jeśli wymaga tego klient/zleceniodawca). Dodatkowo, dzisiejsza organizacja imprez polega na nietuzinkowych pomysłach. Osoby regularnie uczęszczające na wydarzenia tego typu, prawdopodobnie widziały i doświadczyły bardzo dużo. Dlatego, najbardziej pożądane obiekty to takie, które dają kreatywną swobodę, są plastyczne a przestrzenie pozwalają na realizację nawet najbardziej nietuzinkowych pomysłów.

Impreza okolicznościowa – świeże, zdrowe i nietuzinkowe jedzenie

Wbrew pozorom, temat jedzenia jest niezwykle istotny w tracie organizacji imprezy zbiorowej. Wybór cateringu (jeśli dany obiekt nie posiada opcji serwowania jedzenia/picia) wymaga od organizatora poświęcenia znacznie więcej czasu niż kiedykolwiek. Obecnie musimy zwracać uwagę na szereg czynników. Jedzenie powinno być jak najwyższej jakości, świeże oraz nietuzinkowe. Zwróć szczególną uwagę na indywidualne prośby czy wymagania. Jedzenie może również nadawać ton i klimat danemu wydarzeniu. Jeżeli wiesz, że organizujesz imprezę, której tematyką jest zdrowe odżywianie i ekologia, możesz bez problemu zaproponować menu wegetariańskie lub wegańskie. Zadbaj o to, aby catering pochodził ze sprawdzonego i dobrze ocenianego źródła. Odpowiednio zorganizowany poczęstunek nierzadko sprawia, że z pozoru zwykła impreza okolicznościowa staje się niezapomnianym eventem.

Organizacja imprez – inne wskazówki

Wybierając dany obiekt zwróć uwagę czy jest dostępny 24/7/365. Unikniesz tym samym niepotrzebnych problemów z terminami.

Istotną kwestią dla gości jest również parking i dogodny dojazd. Jednym z najgorszych scenariuszy jest zdenerwowanie uczestników wydarzenia już na samym początku. Zły dojazd, brak miejsca parkingowego to czynniki, które mogą wyprowadzić z równowagi każdego. Taka irytacja może mieć wpływ na ogólną ocenę eventu.

Co z wystrojem wnętrza? Aby uniknąć dużych kosztów (np. zmian koloru zasłon, dywanów krzeseł itd.) warto jest wybierać pomieszczenia, które można określić jako neutralne. Jeśli pozwala na to budżet, możesz w tym przypadku udekorować pomieszczenie w sposób odpowiadający charakterowi danej imprezy. Niezapomniany event to taki, który świetnie współgra z motywem przewodnim wydarzenia. Dodatkowo, warto jest stworzyć miejsce, które będzie sprzyjać robieniu zdjęć przez uczestników.

Wypracuj dobre relacje z opiekunem danego obiektu. Spraw, by rozumiał on potrzeby i pomagał w najważniejszych kwestiach.

Organizacja imprez z początku jest skomplikowanym oraz czasochłonnym zadaniem, jednak odpowiednie przygotowanie i zapoznanie się z najważniejszymi krokami niewątpliwie ułatwią Ci zadanie. Pamiętaj, że trening czyni mistrza. Z czasem proces ten wyda Ci się nieco prostszy, a ucząc się na swoich błędach szybko dojdziesz do perfekcji.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *