Organizacja imprez firmowych, szczególnie w dużych przedsiębiorstwach, to spore przedsięwzięcie. Wiąże się ono z odpowiedzialnością, planowaniem i oczywiście z kosztami. Niektóre firmy posiadają odpowiednio wykwalifikowanych pracowników, którzy są odpowiedzialni za organizację firmowych imprez. Zdarza się jednak, że firmy decydują się na skorzystanie z usług specjalnej firmy zewnętrznej. Agencja eventowa bierze wówczas na siebie odpowiedzialność za zorganizowanie całego wydarzenia. Czy takie rozwiązanie jest opłacalne? Czy warto skorzystać z usług firmy eventowej?

 

Wielu przedsiębiorcom, szczególnie początkującym, wydaje się – że nie warto inwestować w usługi firmy zewnętrznej, jeśli można zorganizować wydarzenie samodzielnie. Organizacja eventu nie wydaje się na pierwszy rzut oka skomplikowanym zadaniem. Zlecamy ja zatem pracownikowi marketingu, HR-u lub asystentce – w nadziei że wszystko przebiegnie sprawnie i bezproblemowo. Przy dopinaniu poszczególnych elementów imprezy okazuje się jednak, ze im dalej w las, tym więcej drzew. Duży event to spore przedsięwzięcie logistyczne. Jeśli nie ma się doświadczenia, znajomości i rozeznania w branży rozrywkowej, można zagubić się w terminach, alternatywnych opcjach do wyboru i ofertach cenowych. Wówczas z pomocą przychodzi agencja eventowa. Oto parę argumentów przemawiających za tym, ze warto skorzystać z profesjonalnej formy, szczególnie w przypadku organizacji wyjazdu, konferencji lub imprezy formowej na dużą skalę.

 

Pomoc wykwalifikowanych pracowników agencji

 

Doświadczenie pracowników agencji bez wątpienia sprawi, ze cały event stworzy bardziej profesjonalne, lepsze wrażenie. Znajomość branży rozrywkowej wpływa na jakość programu rozrywkowego, wystrój obiektu,menu czy dodatkowe atrakcje. Całość prezentuje się spójnie i sensownie, niezależnie od charakteru imprezy.

 

Przeniesienie odpowiedzialności

 

Organizacja imprez firmowych wiąże się często ze sporym stresem, czy to dla właściciela przedsiębiorstwa, czy dla pracowników obciążonych odpowiedzialnością za przebieg całego wydarzenia. W dużej grupie ludzi zawsze znajdą się osoby niezadowolone lub skłonne do narzekań. Nie da się dogodzić wszystkim pracownikom i sprawić, aby każdy poczuł się podczas imprezy jednakowo doceniony, zauważony, zaciekawiony. Zlecenie zadania firmie z zewnątrz pozwoli uniknąć słuchania ewentualnych niepochlebnych opinii członków zespołu na temat przebiegu wydarzenia i wykluczy element niekonstruktywnej krytyki. Jeśli w zespole nie ma osób wyznaczonych do organizacji imprez, pozwoli to również na nieobarczanie dodatkowymi obowiązkami i odpowiedzialnością pracowników, na których spoczywają innego rodzaju zadania.

 

Kwestia ceny

 

Nie zawsze organizacja imprez za pośrednictwem agencji wiąże się z większym wydatkiem niż urządzenie wszystkiego na własna rękę. Agencje stale współpracują z tymi samymi podwykonawcami, dzięki czemu mogą wynegocjować u nich znacznie niższe ceny z catering, atrakcje, transport i nie tyko. Taka współpraca wiąże się z obustronną korzyścią. Agencje dysponują też własnym sprzętem, co również przyczynia się do oszczędności. Mają dostęp do preferencyjnych zniżek w hotelach, salach konferencyjnych, bankietowych itp. – w związku z profesjonalną organizacją masowych wydarzeń. Może okazać się, że współpraca z agencją eventową nie będzie wiązać się ze zwiększonymi kosztami kosztem, a wręcz przeciwnie, pozwoli ograniczyć wydatki związane z imprezą.

 

Łatwiejsze rozliczenie – jedna faktura

 

Skorzystanie z usług agencji eventowej pozwoli również ograniczyć formalności i „papierologię” związaną z rozliczeniem poszczególnych wydatków dokonanych w związku imprezą. Rozliczanie firmowych wydatków jest skomplikowanym procesem i wiąże się ze stertą faktur, o czym wie każdy przedsiębiorca. Agencja eventowa wystawi tylko fakturę o spójnym tytule, która pozwoli ujednolicić poniesione koszta.

 

Organizując duży event, warto rozważyć korzyści płynące z pomocy profesjonalnej firmy takiej jak agencja eventowa. Organizacja imprez to skomplikowany proces obejmujący wiele aspektów. Warto zatem ułatwić sobie zadanie, by nie tracić czasu, który jest niezbędny na wykonywanie codziennych obowiązków związanych z prowadzeniem firmy.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *